Human Resource Information System (HARIS)

Deskripsi

Profil Pengguna Gender : Pria/Wanita Umur : 18 - 65 tahun Geografis : Indonesia Profesi : Karyawan/karyawati Kebiasaan & Perilaku Pengguna : Sebagian bekerja dari rumah/kantor secara bergantian Aplikasi Human Resource Information System (HARIS) berawal dari kebutuhan manajerial perusahaan/organisasi dalam memantau pekerjaan yang dilakukan oleh karyawannya. Setiap harinya, terdapat daftar pekerjaan yang harus dikerjakan oleh karyawan berupa ceklist. Hal ini dipandang perlu terlebih dengan adanya kebijakan work from home untuk sebagian karyawan sebagai dampak dari pandemi yang masih berlangsung. Saat semua pekerjaan dilakukan di kantor, pihak manajemen juga kesulitan dalam memantau hasil pekerjaan dari karyawannya. Terlebih apabila pekerjaan tersebut dilakukan dari rumah. Hasil pekerjaan tidak dapat terlaporkan dengan baik, dan kurang adanya dokumentasi dari tugas yang dikerjakan. Hal ini menjadi lebih sulit dilakukan apabila masing-masing karyawan dalam melaksanakan tugasnya juga menggunakan sub sistem yang tidak terintegrasi satu sama lain, misalnya dalam kasus yang diangkat ini berdasarkan pengalaman saya sebagai karyawan di sebuah institusi pendidikan. Bagian akademik menggunakan sistem informasi akademik, bagian keuangan menggunakan accurate, dan bagian lain menggunakan sub sistem masing-masing. Akibatnya, output dari pekerjaan tidak terukur dengan baik, yang berimbas pada layanan yang diberikan kepada stakeholder. HARIS berusaha menjadi reminder, selain mendokumentasikan serta mencatat rekam jejak pekerjaan yang dilakukan oleh masing-masing karyawan. Secara garis besar, fasilitas yang ditawarkan seperti Kanban organizer, dimana terdapat list pekerjaan untuk masing-masing karyawan berdasarkan disposisi pekerjaan dari pihak manajemen atau kepala unit masing-masing karyawan. Sehingga setiap kali karyawan menyelesaikan tugasnya, list pekerjaan di HARIS juga akan terupdate secara otomatis. Secara garis besar, bagian yang ditampilkan meliputi: 1. Pekerjaan yang belum dikerjakan: berisi tugas baru yang perlu dikerjakan. 2. Pekerjaan yang belum diselesaikan/tertunda: berisi tugas yang belum dilengkapi, entah karena kaitan dengan unit lain maupun dari karyawan yang bersangkutan. 3. Pekerjaan yang telah diselesaikan: daftar riwayat pekerjaan yang sudah dilengkapi. 4. Kalender kerja yang berisi Agenda umum dalam durasi waktu tertentu, misalnya jadwal rapat serta tanggal-tanggal deadline penting yang sifatnya umum maupun spesifik pada tugas tertentu. 5. Inbox, tersinkronisasi dengan email karyawan yang menggunakan domain institusi. Berisi penugasan serta agenda lain ataupun riwayat persetujuan dari unit lain yang terlkait dengan pekerjaan yang dilakukan. 6. History, berupa daftar pekerjaan yang ditampilkan urut sesuai dengan pekerjaan yang terakhir dilakukan. Hal ini juga dapat digunakan sebagai pengukuran jumlah task yang telah dilakukan karyawan tersebut dalam durasi waktu tertentu di level manajerial. 7. Pengaturan profil, berupa setting standar profil di dalam aplikasi. Proses identifikasi masalah dapat lebih mudah dilakukan karena dialami sendiri, dan meliputi lingkungan pekerjaan yang sehari-hari memang ditemui dan dapat diamati secara langsung. Data juga mudah didapatkan melalui masalah-masalah yang disampaikan oleh karyawan maupun level manajerial/pimpinan di dalam setiap kesempatan rapat atau pekerjaan sehari-hari. Garis besar permasalahan yang dihadapai dapat diidentifikasi sebagai berikut: 1. Pihak manajemen/pimpinan a. Disposisi pekerjaan tidak terdokumentasi dengan baik. b. Pengukuran lama waktu pengerjaan sebuah tugas tidak dapat terukur. c. Hasil pekerjaan kurang terdokumentasi dengan baik. d. Sulitnya menghitung KPI berdasarkan hasil pekerjaan. e. Mindset bahwa karyawan yang bekerja adalah yang berada di kantor, padahal kehadiran tersebut juga tidak mengindikasikan banyaknya jumlah pekerjaan yang diselesaikan. 2. Pihak karyawan a. Kesulitan dalam menentukan prioritas pekerjaan yang harus dilakukan. b. Hasil pekerjaan tidak terdokumentasi dengan baik. c. Banyaknya pekerjaan yang sudah dikerjakan tidak dihargai oleh pihak manajerial karena kurang terdata dengan baik. d. Muncul asumsi bahwa karyawan tidak bekerja selama di rumah, padahal sistem dapat diakses dan dimungkinkan untuk dikerjakan dari rumah. Maka berdasarkan hal itu, diberikan solusi berupa HARIS dengan fasilitas yang telah tersebut di atas. Sehingga dampak yang dapat diberikan: 1. Pihak manajemen a. Dapat mengetahui progress setiap penugasan yang didisposisikan kepada karyawan. b. Dapat mengukur kinerja karyawan berdasarkan jumlah pekerjaan dan tingkat efektifitas dari masing-masing karyawan. c. Memiliki dokumentasi pekerjaan yang lengkap dan terstruktur dengan baik. d. Mengubah mindset bahwa pekerjaan tidak harus dikerjakan di kantor saja. 2. Pihak karyawan a. Meningkatkan rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan karena semua terdata dengan baik. b. Mampu mengatur ritme pekerjaan serta prioritas terhadap pekerjaan yang dilakukan. c. Merasa bahwa pekerjaannya dapat dihargai oleh pimpinan. Melalui pengalaman dari proses belajar ini, saya makin tahu tentang proses pengembangan sistem terutama terkait dengan desain user interface serta tiap langkah yang harus dilakukan. Selain penggunaan tools baru seperti Figma yang sebelumnya belum pernah digunakan. Sehingga garis besar output proyek inipun dapat digunakan sebagai masukan bagi pihak developer di internal institusi kami.